引越し繁忙期、必要な人数が分からない

定義

繁忙期の人員については、毎年一度、判断を迫られる。足りているのか、人を増やすべきか。しかし「何人必要か」という数字を、多くの引越し会社は事前に言えない。判断の根拠は昨年の経験、すなわち「昨年もこのまま乗り切れた」という事実である。昨年の経験が示すのは昨年問題が起きなかったという事実だけで、今年足りるかどうかまでは示さない。

代償を払うのは、人手が足りない当日である

繁忙期で最も怖いのは、朝、作業員から欠勤の連絡が入ることである。その日に組んだ作業班が1人欠けると、引越し会社に残された道は二つしかない。

少ない人数で続行する。 積み込みの人数が1人減れば、同じ荷物を積むのに時間がかかる。出発時刻が後ろにずれ、次の案件の到着時刻も遅れる。客は現場で待たされ、苦情の電話が会社に入る。その日に組んだ案件数が多いほど、遅延の影響は大きくなる。

急遽外注を呼ぶ。 当初に計画した人件費より高くつき、作業の進め方も違うため、現場では段取りを組み直すことになる。繁忙期の当日に外注を確保できるとは限らない。同業者も人手が足りていないからである。仮に確保できても、その日の穴を埋めるだけで、次はまたゼロから始まる。

どちらの道にも代償がある。その日が終われば、遅延した案件の段取りを組み直し、苦情に対応し、外注費を支払う。これらはいずれも、当月の「何件こなしたか」という数字には表れない。

なぜ事前に算出できないのか

「何人必要か」を算出する根拠は、自社の作業実績であるべきだ。1日に何件こなせるか、1件あたり平均何人必要か、どのような条件で時間を超過するか、どの時期に欠勤が集中するか。これらのデータを記録していなければ、判断は感覚に頼らざるを得ない。

繁忙期の成果は、通常は受注件数で測られる。遅延、苦情、急遽の外注費はこの数字に入らないため、数字を見ても当日の人員の割り振りにどれほどの余裕があるかは分からない。昨年問題が起きなかったことは、今年問題が起きるかどうかも示さない。同じ失敗が毎年同じ時期に繰り返されるのは、判断の根拠がずっと変わっていないからである。

感覚の代わりに何を使うか

毎日の作業実績を積み上げる。 件数、投入人数、作業時間を案件に記録する。繁忙期1回分のデータが積み上がれば、自社の人員と作業量の関係が見えてくる。

AIにデータから傾向を探させる。 データが十分に蓄積されると、AIはこれらの実績を多角的に分析し、時期、案件の種類、作業量を踏まえて、今後一定期間の経営上の提案を自動で提示する。

最終判断は経営者が下す。 提案は命令ではない。繁忙期前に人員を確保するか、どの程度確保するかは、経営者が現場で把握している実情を踏まえて決める。データから提案を受け取るほうが、人手が足りない当日に慌てて補うよりもよい。

ERAI Moveの案件管理と経営分析

ERAI Move の案件管理は、毎日の作業実績を案件に記録する。件数、投入人数、作業時間である。データが蓄積されると、AIがこれらの実績を多角的に分析し、今後一定期間の経営上の提案を自動で提示する。繁忙期前に人員を確保すべきか、どの程度まで確保すべきかについて、判断の根拠は「昨年の感覚」からデータが示す提案へと変わる。経営者はそこに現場で把握している実情を重ねて決める。

まとめ

繁忙期に必要な人数は、事前には算出できない。だから人手が足りない当日になって慌てて対応するしかなく、無理を通すか外注を呼ぶかの二択になる。どちらの道にも代償がある。作業実績を積み上げ、AIにデータから経営上の提案を出させ、経営者がそれを踏まえて人員確保を判断する。判断の根拠を感覚からデータに変えれば、人手が足りない日に初めて気づくという事態は避けられる。

よくある質問

Q：繁忙期前に人員を増やすべきか、どう判断するか？

A：自社の過去の作業実績で判断する。同じ作業量に何人必要だったか、欠勤がどの時期に集中したかである。これらのデータがあれば、AIが今後一定期間の経営上の提案を提示でき、経営者はそれを踏まえて決める。

Q：AIが出した提案をそのまま実行してよいか？

A：提案は判断の根拠であって、命令ではない。データが示すのは過去の傾向であり、実際の状況は当期の実績を見て判断する必要がある。最終的な決定は経営者が行う。

Q：どのデータを記録する必要があるか？

A：毎日の件数、投入人数、作業時間である。この3項目から、作業量と人員の対応関係が見えてくる。欠勤、遅延、急遽の外注費もあわせて記録してこそ、判断の根拠が揃う。

Q：繁忙期当日に人手が足りなくなったらどうするか？

A：無理を通すか外注を呼ぶかの二択しかなく、どちらの道にも代償がある。遅延と苦情、あるいはコストの上昇と品質のばらつきである。データを蓄積する意味は、この場当たりの対応が唯一の手段ではなくなることにある。

Q：傾向が見えるまで、データをどれだけ蓄積する必要があるか？

A：繁忙期1回分の実績で、おおよその傾向は見える。蓄積が増えるほど、時期や案件の種類による差がはっきりし、提案も実情に近づく。

Q：人を多く採用すれば解決するか？

A：採用で増やせるのは人数である。繁忙期に何人必要かを判断する根拠があるかどうかは、別の問題である。人手が足りていても時期を誤れば、忙しいときに足りない。